Form thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor Information chứa dữ liệu tương tự form thông tin nhà cung ứng Vendor Information mà bạn đã tạo ở Chương 9. Vì thế, bạn sẽ bắt đầu với một bản sao của form thông tin nhà cung ứng Vendor Information rồi chỉ việc sửa nguồn dữ liệu từ tblVendor thành tblStockholderCreditor.

BÀI TẬP 11.6: DÙNG FORM THÔNG TIN NHÀ CUNG ỨNG VENDOR INFORMATION ĐỂ TẠO FORM THÔNG TIN CỔ ĐÔNG / BÊN CHO VAY STOCKHOLDER/CREDITOR INFORMATION

1. Tạo một bản sao của frmVendor ở phần Chapter 9 Forms thuộc Navigation Pane rồi đặt tên là frmStockholderCreditor.

2. Mở frmStockholderCreditor ở góc nhìn Design. Nó nằm ở phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane.

3. Kích Property Sheet ở nhóm Tools nếu Property Sheet chưa mở.

4. Chọn Form từ combo box ở đỉnh Property Sheet. Trên Data tab, sửa Record Source thành tblStockholderCreditor.

5. Hãy sửa VendorID thành FinancierID. Kích thành phần điều khiển VendorID control. Trên Property Sheet, hãy sửa Control Source thành FinancierID bằng cách kích mũi tên combo box. Kích Other tab. Sửa Name thành FinancierID.

6. Sửa nhãn ở phần chi tiết Detail của form thành Financier #.

7. Hãy sửa Control Source của các trường còn lại thành trường thích hợp từ tblStockholderCreditor. Chẳng hạn, sửa Control Source từ VendorName thành FinancierName. Cũng vậy, sửa các thuộc tính Name trong Other tab để bắt đầu với Financier.

8. Sửa đầu đề Header thành thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor Information.

9. Lưu form. Xem form ở góc nhìn Form. Nó cần trông giống form ở Hình 11.7 sau khi bạn nhập liệu từ Hình 11.6.

Hình 11.7 Form thông tin cổ đông / bên cho vay Stockholder / Creditor ở góc nhìn Form.

Bảng đầu tiên trong qui trình tài chính sẽ được mô tả là bảng cổ đông / bên cho vay Stockholder/Creditor. Nó chứa các trường giống bảng nhà cung ứng Vendor. Vì ta sẽ thu thập cùng một dữ liệu về nhà cung ứng và cổ đông / bên cho vay, ta đã có thể lưu thông tin cổ đông/ bên cho vay vào bảng nhà cung ứng Vendor. Tuy nhiên, ta sẽ cần thêm bảng kiểu tác nhân ngoại, rồi kết nối hai bảng bằng cách thên trường mã kiểu tác nhân ngoại ExternalAgentTypeID vào bảng nhà cung ứng Vendor. Hơn nữa, ta cần đổi tên bảng và các thuộc tính để phản ánh chính xác nội dung bảng và các trường của nó. Việc đặt tên bảng và thuộc tính không phải là vấn đề lớn cho đến khi bạn nhận ra rằng các trường và biểu thức trong các truy vấn và đối tượng Access khác có thể cần phải thay đổi bằng tay. Một phương án khác, được chọn ở đây, là thêm một bảng riêng Stockholder/Creditor.

BÀI TẬP 11.5: TẠO BẢNG CỔ ĐÔNG / BÊN CHO VAY TBLSTOCKHOLDERCREDITOR TỪ BẢNG NHÀ CUNG ỨNG TBLVENDOR

1. Mở cơ sở dữ liệu Ch11.accdb.

2. Hãy tạo một bản sao của bảng nhà cung ứng tblVendor. Kích bảng nhà cung ứng tblVendor trong phần Chapter 9 Tables thuộc Navigation Pane. Nhấn Ctrl+C, nhấn Ctrl+V, gõ tblStockholderCreditor vào ô Paste Table As, kích nút radio Structure Only, rồi kích OK.

3. Mở bảng cổ đông / bên cho vay tblStockholderCreditor ở góc nhìn Design. Nó nằm ở phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane.

4. Sửa tên khóa chính từ VendorID thành FinancierID. Ta đã chọn Financier thay vì StockholderCreditor làm tiền tố cho các tên trường thuộc tblStockholderCreditor vì nó ngắn hơn nhiều và có nghĩa tương tự. Sửa phụ đề Caption của FinancierID thành Financier #.

5. Sửa tiền tố trên các trường còn lại từ Vendor thành Financier.

6. Lưu các thay đổi rồi đóng bảng. Hãy đợi đến khi bạn tạo Stockholder/Creditor form để nhập dữ liệu cổ đông / bên cho vay ở Hình 11.6.

Hình 11.6 tblStockholderCreditor ở góc nhìn Datasheet.

Các công ty cần dễ dàng và tự tin truy xuất thông tin về các cổ đông và bên cho vay. Việc truy xuất thông tin này cần được giới hạn chỉ cho những cá nhân cần đến nó. Hãy hình dung mọi nhân viên Wal-Mart đều có quyền truy xuất thông tin liên lạc đến mọi bên cho vay của Wal-Mart! Các kế toán viên và quản lý viên tham gia các hoạt động tài chính sẽ cần tên, địa chỉ, số điện thoại, và người liên hệ của cổ đông và bên cho vay. Họ cũng cần biết số cổ phiếu mà cổ đông đang sở hữu hay khoản vay nào liên quan đến bên cho vay nào. Giống như thông tin khách hàng, nhà cung ứng, và nhân viên, mọi thông tin về cổ đông và bên cho vay được lưu vào một bảng để đảm bảo thông tin được nhất quán khi dùng. Chẳng hạn, nếu bên cho vay chuyển địa điểm, địa chỉ của bên cho vay chỉ được sửa một lần. Trong hệ thông tin kế toán cơ sở dữ liệu quan hệ (AIS) của Pipefitters, thông tin cổ đông và bên cho vay được lưu trong bảng Stockholder/Creditor.

Để hoàn thành mô hình, các khóa chính cho từng thực thể đã được nhận diện (xem Hình 11.4). Dựa trên các khóa chính và lực lượng tham gia, bạn có thể tạo các khóa ngoại và bảng quan hệ. Cần lực lượng tham gia gì để liên kết hai thực thể qua bảng quan hệ thay vì dùng khóa ngoại? Hãy ôn lại phần “Hệ quản trị cơ sở dữ liệu” ở Chương 2 nếu bạn không chắc.

Hình 11.4 Qui trình tài chính với các khóa chính.

BÀI TẬP 11.4: TẠO CÁC QUAN HỆ QUA KHÓA NGOẠI VÀ BẢNG QUAN HỆ

1. Bằng việc dùng các khóa chính cung cấp cho mô hình dữ liệu của Pipefitters ở Hình 11.4, hãy tạo khóa ngoại cho các quan hệ một-nhiều one-to-many.

2. Hãy tạo khóa ngoại cho các quan hệ một-một one-to-one.

Nếu khóa ngoại cho các quan hệ một-nhiều one-to-many của bạn không khớp với các khóa ngoại ở Hình 11.5, hãy ôn lại phần “Hệ quản trị cơ sở dữ liệu” ở Chương 2.

Làm sao bạn tạo được liên kết cho quan hệ một-một one-to-one? Bạn có thể đặt khóa ngoại cho một trong hai bảng thuộc quan hệ một-một one-to-one, nhưng bạn không thể đặt khóa ngoại cho cả hai bảng. Qui tắc chung chọn bảng là tránh giá trị rỗng null. Nếu đó là quan hệ thời gian, chẳng hạn giữa biến cố cam kết và biến cố kinh tế, hãy tạo khóa ngoại trong biến cố phát sinh sau để tránh giá trị rỗng null. Chẳng hạn, ở Hình 11.5 LoanID từ bảng hợp đồng vay Loan Agreement được gởi vào trường EventID trong bảng thâu ngân Cash Receipt. Bằng cách này, khi ghi nhận biến cố thâu ngân Cash Receipt, khóa ngoại LoanID đã tồn tại. Nếu RAID, khóa chính của bảng thâu ngân Cash Receipt, được gởi làm khóa ngoại trong bảng hợp đồng vay Loan Agreement thì trường khóa ngoại RAID không thể là trường bắt buộc vì nó phải rỗng null cho đến khi ghi nhận biến cố thâu ngân từ việc vay. Đây là một khuyết điểm của kiểm soát nội bộ. Các kiểm toán viên trong và ngoài sẽ phải thêm việc để xác định giá trị rỗng null nào của khóa ngoại RAID là đúng và giá trị nào là lỗi hay bất thường.

Hình 11.5 Qui trình tài chính với các khóa chính, khóa ngoại, và bảng quan hệ.

Để đơn giản, ta sẽ bỏ qua biến cố công bố cổ tức Dividend Declaration, được mô hình là một biến cố cam kết khác. Biến cố đó sẽ liên kết với biến cố giải ngân Cash Disbursement và hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription. Biến cố phát hành cổ phiếu Stock Issue sẽ không còn liên kết trực tiếp với biến cố giải ngân Cash Disbursement.

Một giả định đơn giản hóa khác là ta không liên kết các biến cố cam kết với tài nguyên, tài khoản tiền mặt Cash Account, qua các quan hệ dành riêng Reservation. Nhắc lại các quan hệ dành riêng Reservation từ các chương trước: quan hệ Sale Order – Inventory trong qui trình bán hàng - thu tiền (Chương 8), quan hệ Purchase Order – Inventory trong qui trình mua hàng - chi tiền (Chương 9), và quan hệ Work Schedule – Labor Type trong qui trình nhân sự HR (Chương 10).

BÀI TẬP 11.3: THÊM CÁC BIẾN CỐ CAM KẾT VÀO MÔ HÌNH DỮ LIỆU TÀI CHÍNH CỦA PIPEFITTERS SUPPLY COMPANY

1. Hãy thêm hợp đồng vay Loan Agreement và hợp đồng mua bán cổ phiếu vào mô hình dữ liệu tài chính trong Hình 11.2 và các quan hệ thích hợp.

2. Hãy thêm lực lượng vào các quan hệ.

Hình 11.3 trình bày mô hình dữ liệu qui trình tài chính đầu đủ cho Pipefitters Supply Company. Quan hệ hoàn tất Fulfillment giữa các biến cố cam kết (hợp đồng vay Loan Agreement và hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription) và thâu ngân Cash Receipt là một-một one-to-one vì phần mô tả cho biết một hợp đồng tài chính chỉ có một đợt thâu ngân. Quan hệ hoàn tất Fulfillment giữa một trong hai hợp đồng tài chính với giải ngân Cash Disbursement là một-nhiều one-to-many. Mỗi hợp đồng vay Loan Agreement sẽ có nhiều đợt giải ngân Cash Disbursement để trả nợ, và mỗi đợt giải ngân Cash Disbursement để trả nợ chỉ liên quan đến một hợp đồng vay Loan Agreement. Lập luận tương tự cũng áp dụng giữa hợp đồng mua bán cổ phiếu Stock Subscription và các đợt giải ngân Cash Disbursement để chia cổ tức. Cũng vậy, quan hệ tham gia Participation giữa các biến cố cam kết và tác nhân (tác nhân nội Internal lẫn tác nhân ngoại External) là một-nhiều one-to-many vì duy nhất một tác nhân nội Internal và một tác nhân ngoại External tham gia vào từng biến cố cam kết, và một tác nhân có thể tham gia nhiều biến cố cam kết theo thời gian.

Hình 11.3 Qui trình tài chính của Pipefitters Supply Company với tất cả các tài nguyên, biến cố, và tác nhân.

Để ý rằng ta đã thêm thực thể kiểu giải ngân Cash Disbursement Type đã giới thiệu ở Chương 10. Ta đã dùng lập luận tương tự để thêm thực thể kiểu thâu ngân Cash Receipt Type vào mô hình dữ liệu tài chính của Pipefitters, vì Pipefitters có ít nhất ba kiểu thâu ngân: thu tiền khách hàng, tiếp nhận khoản vay, và phát hành cổ phiếu. Sau cùng, ta đã lờ đi ba thực thể phân loại nhân viên (kiểu nhân viên Employee Type, khoản miễn thuế Exemption, và thuế thu tại nguồn Withholding) trong mô hình để làm sơ đồ dễ đọc hơn. Hãy hình dung mô hình dữ liệu sẽ rối rắm ra sao nếu có thêm ba bảng và các quan hệ … hay mô hình có đầy đủ bốn qui trình tác nghiệp của Pipefitters (tài chính, mua hàng chi tiền, nhân sự HR, và bán hàng thu tiền)!

Hợp đồng mua bán cổ phiếu cũng qui định các điều khoản thu tiền, gồm số cổ phiếu cần phát hành và giá cổ phiếu. Nó còn qui định kiểu cổ phiếu. Tuy nhiên, vì Pipefitters chỉ phát hành cổ phiếu thường, hợp đồng mua bán cổ phiếu không qui định thời điểm và khoản chia cổ tức trong tương lai. Nếu Pipefitters phát hành cổ phiếu ưu đãi, hợp đồng mua bán cổ phiếu còn chứa mức cổ tức hàng năm. Pipefitters không phát hành cổ phiếu ưu đãi vì công ty buộc phải chia cổ tức ngay khi có đủ lợi nhuận để chia.

Hợp đồng vay qui định các điều khoản tiếp nhận khoản vay. Hợp đồng vay còn qui định lãi suất, thời điểm và khoản tiền trong từng đợt giải ngân, cũng như sự phân bổ trong từng đợt giải ngân vào nợ gốc và lãi.