Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Biến cố đơn mua hàng

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Biến cố đơn mua hàng

Qui trình mua hàng - chi tiền của Pipefitters bắt đầu bằng việc gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Một khi được nhà cung cấp đồng ý, biến cố cam kết (commitment) này cam kết rằng Pipefitters sẽ trả tiền để nhận hàng từ nhà cung cấp theo các điều khoản trong đơn mua hàng. Nhà cung cấp cũng cam kết sẽ giao hàng như đã thỏa thuận.

Khi Pipefitters đặt đơn mua hàng, họ dành riêng chỗ để nhân hàng tồn kho từ nhà cung cấp: ta có quan hệ dành riêng (reservation) giữa đơn mua hàng và tồn kho. Hơn nữa, vì nhân viên mua hàng đặt đơn mua hàng với nhà cung cấp, đơn mua hàng có quan hệ với cả nhà cung cấp lẫn nhân viên. Sau cùng, đơn mua hàng được hoàn tất bằng việc nhận hàng đã đặt từ nhà cung cấp, vì vậy quan hệ giữa đơn mua hàng Purchase Order và mua hàng Purchase (Inv. Receipt) là quan hệ hoàn tất (fulfillment). Sau khi thêm đơn mua hàng và các thành phần liên quan vào mô hình, bạn sẵn sàng chuyển mô hình ý niệm (conceptual) – mô hình dữ liệu trước khi thêm khóa ngoại và bảng quan hệ - sang mô hình logic (logical model), mô hình dữ liệu mà bạn sẽ thi triển trong Access. Cơ sở dữ liệu thật sự đôi khi được gọi là mô hình vật lý (physical model).

BÀI TẬP 9.2: THÊM BIẾN CỐ ĐƠN MUA HÀNG VÀO MÔ HÌNH DỮ LIỆU MUA HÀNG - CHI TIỀN CỦA PIPEFITTERS SUPPLY COMPANY

1. Hãy thêm đơn mua hàng vào mô hình dữ liệu mua hàng - chi tiền ở Hình 9.1 và các quan hệ thích hợp.

2. Hãy thêm lực lượng vào các quan hệ.

Hình 9.2 cho thấy mô hình dữ liệu bán hàng - thu tiền hoàn chỉnh cho Pipefitters Supply Company. Quan hệ hoàn tất Fulfillment SO-S giữa đơn mua hàng Purchase Sale Order và đợt mua Purchase (Inv. Receipt) là một-nhiều vì một đơn mua hàng sẽ có nhiều hơn một đợt mua khi nhà cung cấp thực hiện việc giao hàng từng phần, thường do một mặt hàng không còn đủ trong kho. Quan hệ dành riêng Reservation PO-I giữa đơn mua hàng Purchase Order và tồn kho Inventory là nhiều-nhiều giống như quan hệ dòng-vào Inflow P-I tồn kho Inventory vì một đơn mua hàng có thể có nhiều mặt hàng khác nhau, và một mặt hàng có thể được đặt mua nhiều lần. Cũng như biến cố mua hàng Purchase (Inv. Receipt), lực lượng cho các quan hệ tham gia với  đơn mua hàng (Purchase Order – Vendor; Purchase Order – Employee) là một-nhiều vì các đơn mua hàng chỉ có một nhà cung cấp và một nhân viên, và theo thời gian nhà cung cấp cũng như nhân viên có thể tham gia vào nhiều đơn mua hàng.

Hình 9.2 Qui trình mua hàng - chi tiền của Pipefitters với tất cả tài nguyên, biến cố, và tác nhân.

Ta đã thêm một thực thể nữa vào mô hình ở Hình 9.2 – đó là Employee Type (kiểu nhân viên). Employee Type được thêm vào để Pipefitters có thể đảm bảo rằng chỉ có nhân viên mua hàng mới mua hàng, nhân viên kho hàng mới nhận hàng, và chỉ kế toán viên mới giải ngân.