Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Bảo trì các bản ghi nhà cung ứng

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Bảo trì các bản ghi nhà cung ứng

Giờ đây bạn đã tạo bảng nhà cung ứng để lưu thông tin nhà cung ứng và form thông tin nhà cung ứng để dễ dàng nhập và xem dữ liệu trong bảng đó. Với form thông tin nhà cung ứng, bạn có thể:

• Tạo các bản ghi cho những nhà cung ứng mới.
• Xóa bản ghi nhà cung ứng nào không hoạt động tốt hay đã đóng cửa.
• Cập nhật bản ghi trong bảng nhà cung ứng khi họ chuyển địa điểm, có số điện thoại mới, và sửa các mục khác đã lưu trong bảng nhà cung ứng.

Bạn sẽ muốn thông tin nhà cung ứng lúc nào cũng chính xác. Một ưu điểm chính của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ là khi bạn thêm, xóa, hay sửa thông tin trong bảng nhà cung ứng, mọi forms và báo cáo dùng dữ liệu nhà cung ứng sẽ được cập nhật. Nếu muốn dùng form thông tin nhà cung ứng để thêm nhà cung ứng vào tblVendor, hãy mở frmVendor. Khi bạn nhập liệu, để ý là các thuộc tính mặt nạ nhập liệu Input Mask và qui tắc kiểm tra hợp lệ Validation Rule mà bạn đã đặt trong tblVendor sẽ giới hạn giá trị bạn có thể nhập vào các thành phần điều khiển VendorID, VendorState, VendorZipCode, và VendorTelephone. Hãy thử nhập giá trị ngoài miền để kiểm thử các kiểm soát nội bộ mà bạn đã tạo trong bảng.

THỬ NGHIỆM

Xóa bản ghi khỏi bảng nhà cung ứng thì dễ. Mở form thông tin nhà cung ứng bằng cách kích kép frmVendor trong Navigation Pane. Để xóa một bản ghi, chuyển đến bản ghi đó bằng các nút di chuyển ở đáy form, rồi chọn Delete Record từ Records menu trong nhóm Records. Access sẽ hiển thị một khuyến cáo yêu cầu khẳng định việc xóa. Thao tác xóa này không thể đảo ngược. Hãy xóa bản ghi nhà cung ứng có mã 1001. Bạn có thể xóa từng trường riêng lẻ trong bản ghi lúc ở góc nhìn Form bằng phím Delete. Việc xóa từng trường riêng lẻ có thể đảo ngược bằng cách nhấn phím Esc, thậm chí sau khi đã chuyển sang trường kế miễn là vẫn ở trong cùng bản ghi. Bây giờ hãy nhập lại nhà cung ứng 1001 vào cơ sở dữ liệu. Kích nút tạo bản ghi mới New (blank) record ở đáy form. Nhập thông tin ở Hình 9.6.

Cẩn thận khi xóa bản ghi trong cơ sở dữ liệu kế toán. Dữ liệu trong bảng kế toán thường quan hệ với dữ liệu trong các bảng khác. Chẳng hạn, nếu xét một bản ghi trong bảng đơn mua hàng Purchase Order, nó chứa mã nhà cung ứng. Nơi duy nhất lưu tên và địa chỉ nhà cung ứng  là bảng Vendor. Nếu ai đó xóa bản ghi nhà cung ứng trong bảng Vendor, bạn có thể chẳng bao giờ tìm thấy nhà cung ứng đó. May mắn là ta thường có thể áp dụng tính toàn vẹn tham chiếu nhằm ngăn chặn sự cố đó.

Duy trì việc cập nhật bản ghi nhà cung ứng nhằm phản ánh thay đổi về địa chỉ, số điện thoại, và những thay đổi khác là nhiệm vụ dễ dàng khi dùng frmVendor. Hãy dùng các nút di chuyển ở đáy form để chuyển đến bản ghi nhà cung ứng mà bạn muốn sửa. Bạn có thể di chuyển qua từng trường thuộc bản ghi đang được hiển thị bằng cách dùng phím Enter hay phím Tab. Phím Shift+Tab sẽ di chuyển theo hướng ngược lại. Thay đổi bất kỳ bạn thực hiện trên nội dung trường sẽ bị hạn chế bởi các thiết đặt thuộc tính Input Mask và Validation Rule cho tblVendor.

THỬ NGHIỆM

Khi dùng các nút di chuyển để đi từ bản ghi này sang bản ghi khác trong form thông tin nhà cung ứng, bạn để ý rằng các bản ghi không được sắp theo thứ tự từ điển. Trừ phi bạn biết VendorID của nhà cung ứng, sẽ khó tìm được nhà cung ứng cụ thể trong form. Bạn có thể sắp form theo VendorName bằng cách kích phải trường Name rồi kích Sort A to Z. Giờ đây form được sắp theo VendorName.