Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Qui trình tác nghiệp nhân sự của Pipefitters Supply Company

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Qui trình tác nghiệp nhân sự của Pipefitters Supply Company

Pipefitters Supply Company tuyển dụng 50 nhân viên làm việc trong sáu bộ phận. Các nhân viên được nhóm theo bộ phận: kế toán viên, quản lý viên, nhân viên bán hàng, nhân viên bảo trì, nhân viên kho hàng, và nhân viên mua hàng.

Pipefitters có lực lượng lao động khá ổn định. Một số nhân viên đã làm việc ở công ty hơn 30 năm. Tuy nhiên, hiện nay kinh doanh của Pipefitters đang tăng trưởng  và năm nay lực lượng lao động gia tăng đáng kể. Qui trình tuyển dụng sẽ khởi động khi quản lý viên có nhu cầu tuyển thêm nhân viên cho bộ phận của họ. Sau đó công ty đăng tuyển trên các phương tiện truyền thông qua in ấn cũng như trực tuyến. Sau khi sàng lọc sơ bộ các đơn xin việc, quản lý viên bộ phận sẽ phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.

Thứ năm hàng tuần, các quản trị viên của Pipefitters họp lại để lên kế hoạch làm việc cho tuần tới. Mỗi tuần một quản trị viên khác sẽ chủ trì cuộc họp và chịu trách nhiệm việc lập kế hoạch. Các quản trị viên sẽ quyết định mỗi kiểu nhân viên cần bao nhiêu giờ rồi lên kế hoạch chi tiết. Kế hoạch cho từng nhân viên và số giờ phân công cho tuần tới. Hiện nay, Pipefitters chỉ phân biệt lao động theo bộ phận chứ không theo loại hình làm việc. Chẳng hạn, kế hoạch làm việc chỉ cho biết số giờ làm việc của từng kế toán viên, chứ không theo loại hình làm việc mà họ được phân công – tiền lương, tổng hợp, nợ phải thu, nợ phải trả, … Sau khi lên xong kế hoạch làm việc, từng nhân viên ký nháy vào cạnh tên của họ để chứng tỏ họ đã được thông báo về kế hoạch làm việc cho tuần tới. Hiện nay, kế hoạch làm việc là văn bản giấy, chưa được ghi vào cơ sở dữ liệu hệ thông tin kế toán (AIS) của Pipefitters.

Pipefitters tính lương nhân viên theo giờ và trả lương hàng tháng theo tổng số giờ đã làm việc trong tháng đó. Không có nhân viên nào có lương cố định. Tuần làm việc bình thường tại Pipefitters là 40 giờ, và nhân viên nhận lương phụ trội gấp 1.5 lần lương thông thường cho số giờ vượt quá tuần làm việc bình thường. Mọi nhân viên được trả lương vào ngày thứ hai của tháng sau dựa trên bảng chấm công hàng tháng được quản lý viên của nhân viên đó nhập vào hệ thống và đồng ý.

Một kế toán viên sẽ chuẩn bị chi phiếu lương để một trong các người chủ ký tên. Mỗi tháng một nhân viên chỉ nhận một chi phiếu lương. Các chi phiếu lương sẽ dùng ngân quỹ rút từ tài khoản tiền lương.