Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Form nhập thông tin nhân viên

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Form nhập thông tin nhân viên

Số lượng và kích cỡ các trường trong bảng nhân viên Employee gây khó khăn cho việc nhập liệu trực tiếp vào bảng ở góc nhìn Datasheet. Trong phần này, bạn sẽ biết cách tạo form cho bảng nhân viên để thêm, xóa, và sửa thông tin nhân viên dễ dàng hơn.

Form thông tin nhân viên phải chứa các thành phần điều khiển cho 16 trường trong tblEmployee. Một cách giúp việc nhập liệu dễ hơn vào form chứa quá nhiều trường là giảm sự lộn xộn trong giao diện. Bạn có thể giảm sự lộn xộn trên form này bằng cách nhóm các trường liên quan với nhau thành những phần riêng biệt. Bảng nhân viên Employee của Pipefitters chứa thông tin mà bạn có thể gom thành bốn nhóm hợp lý: các trường nhận diện nhân viên, các trường tên nhân viên, các trường địa chỉ nhân viên, và các trường để tính lương.

Các trường nhận diện nhân viên là EmployeeID, EmployeeType, và EmployeeStartDate. Các trường tên nhân viên là EmployeeLastName, EmployeeFirstName, và EmployeeMiddleInitial. Các trường địa chỉ nhân viên là EmployeeAddrees1, EmployeeAddrees2, EmployeeCity, EmployeeState, EmployeeZipCode, và EmployeePhone. Các trường tính lương là EmployeeSSN, EmployeeMaritalStatus, EmployeeExemptions, và EmployeePayRate.

Bạn sẽ biết cách bố trí các thành phần điều khiển theo các phần logic cho form thông tin nhân viên ở ba bài tập kế. Các bài tập này còn cung cấp kỹ năng thực hành quan trọng trong việc tạo form ngay từ đầu; tức bắt đầu từ một form trống. Bạn sẽ tạo tất cả các thành phần trong form mà không dùng Form Wizard. Bạn có thể tham khảo các Hình 10.10 và 10.11 để định cỡ, sắp đặt, và tô màu các đối tượng đồ họa, nhãn, và thành phần điều khiển trên form khi hoàn thành ba bài tập kế. Hãy đóng tất cả các bảng để bắt đầu bài tập sau.

BÀI TẬP 10.8: DÙNG FORM WIZARD ĐỂ THÊM TẤT CẢ CÁC TRƯỜNG TỪ TBLEMPLOYEE VÀO MỘT FORM MỚI

1. Kích tblEmployee trong nhóm Unassigned Objects ở Navigation Pane để làm nổi bật tên bảng. Kích Create tab rồi kích Form Wizard trong nhóm Forms. Kích nút >> để dời tất cả các trường sang khung Selected Fields.

2. Kích nút Next để đến hộp thoại Layout. Kích Columnar nếu nó chưa được chọn để tạo một form hiển thị tất cả các trường đã chọn cho từng bản ghi ở một cột riêng. Kích nút Next rồi gõ frmEmployee vào ô văn bản.

3. Kích nút Finish để đóng hộp thoại và mở frmEmployee ở góc nhìn Form. Chuyển sang góc nhìn Design. Kích Home tab. Chọn tất cả các nhãn bằng cách chỉ việc kích bên trên nhãn Employee # rồi kéo con trỏ cho đến khi khung chọn (nó trông như một đường thẳng nếu bạn kéo thẳng đứng) chạm tất cả các nhãn. Kích Bold (làm đậm) rồi Align Right (canh phải) trong nhóm Font. Loại khoảng trống quá mức trong các ô nhãn bằng cách kéo nút định cỡ bên trái của một trong những ô nhãn (tất cả các nhãn vẫn đang được chọn) sang phải. Sau đó chọn từng nhãn riêng lẻ và loại khoảng trống dư thừa.

4. Chuyển sang góc nhìn Layout. Loại khoảng trống quá mức trong các thành phần điều khiển của trường có độ dài cố định bằng cách kéo cạnh phải của ô sang trái: Employee #, MI, SSN, State, Zip Code, Phone, Marital Status, Exemptions (tối đa hai chữ số), Pay Rate (tối đa $40.00), Type, và Start Date. Hãy tham khảo Hình 10.9.

Hình 10.9 Form thông tin nhân viên sau khi định cỡ các nhãn và thành phần điều khiển.

5. Chuyển sang góc nhìn Design. Xóa đầu đề frmEmployee; rồi kéo phần trên của thanh Detail lên trên để loại vùng Header khỏi form.

6. Kích Arrange tab. Nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các thành phần điều khiển và nhãn. Kích Align menu trong nhóm Sizing & Ordering rồi chọn Top để loại khoảng trống thẳng đứng giữa từng thành phần.

Trong bài tập kế, bạn sẽ tạo bốn vùng riêng để nhóm các trường nhân viên: mã nhân viên, tên, thông tin trả lương, và địa chỉ.

BÀI TẬP 10.9: NHÓM THÔNG TIN NHÂN VIÊN TRÊN FORM THÔNG TIN NHÂN VIÊN

1. Thu gọn Navigation Pane rồi đóng Property Sheet nếu nó đang mở. Form cần ở góc nhìn Design. Tạo khoảng không để thêm các đối tượng vào form bằng cách kích cạnh phải phần Detail của form rồi kéo sang phải để form rộng chín inches.

2. Kích Design tab rồi kích công cụ Rectangle trong nhóm Controls; di chuyển con trỏ đến sát bên phải EmployeeID; kích và kéo để tạo một ô rộng 3.5 inches và cao 1.25 inches. Kích phải hình chữ nhật mới; dời con trỏ đến hiệu ứng đặc biệt Special Effect rồi kích biểu tượng thứ hai tính trên dòng đầu, đó là làm nhô lên Raised (xem Hình 10.10). Kích phải hình chữ nhật lần nữa; dời con trỏ đến Fill/Back Color rồi chọn màu thích hợp. Các ô ở Hình 10.11 được tô bằng màu ở cột năm dòng bốn. Kích phải hình chữ nhật lần nữa; dời con trỏ đến Position rồi chọn Send to Back để cho phép các nhãn và thành phần điều khiển mà bạn kéo vào hình chữ nhật sẽ nằm bên trên hình chữ nhật đó.

Hình 10.10 Các menu tắt.

Hình 10.11 Form thông tin nhân viên hoàn chỉnh ở góc nhìn Design.

3. Thêm nhãn vào ô. Kích Label trong nhóm Controls; dời con trỏ xuống cách cạnh trên của hình chữ nhật khoảng 1/8 inch, kích vào đó, rồi gõ Name. Kích vùng trống trong phần Detail rồi kích nhãn Name. Kích Bold rồi Center trong nhóm Font thuộc dải lệnh Format (hay nhóm Font thuộc dải lệnh Home). Kích phải rồi chọn Raised (biểu tượng thứ hai trên dòng đầu) trong Special Effect menu. Tham khảo Hình 10.11 để định vị nhãn của bạn.

4. Kích và kéo các thành phần điều khiển và nhãn sau vào hình chữ nhật Name: EmployeeFirstName, EmployeeLastName, và EmployeeMiddleInitial. Điều chỉnh độ rộng của thành phần điều khiển EmployeeLastName. Tham khảo Hình 10.11.

5. Kích nhãn Name; nhấn và giữ phím Shift rồi kích hình chữ nhật. Nhấn Ctrl+C rồi nhấn Ctrl+V để tạo vùng dữ liệu mới. Tăng chiều cao của hình chữ nhật lên 2 inches. Kích phải hình chữ nhật; dời con trỏ đến Position rồi chọn Send to Back. Sửa tên nhãn thành Address.

6. Kích và kéo các thành phần điều khiển và nhãn sau vào hình chữ nhật Name: EmployeeAddress1, EmployeeAddress2, EmployeeCity, EmployeeState, EmployeeZipCode, và EmployeeTelephone. Tham khảo Hình 10.11.

7. Chọn EmployeeID, EmployeeSSN, và EmployeeMaritalStatus. Kích Arrange tab rồi chọn Bottom trong Align menu. Tạo một bản sao của nhãn và hình chữ nhật Name rồi dời nó sang trái ngang với vùng Name của form. Kích phải hình chữ nhật; dời con trỏ đến Position rồi chọn Send to Back. Sửa tên nhãn thành Identification. Nắm lấy cạnh trái của hình chữ nhật rồi kéo sang phải cho đến khi hình chữ nhật chỉ rộng 2.25 inches. Định vị lại nhãn. Tham khảo Hình 10.11, kéo EmployeeID, EmployeeSSN, và EmployeeMaritalStatus vào trong nhóm Identification.

8. Lặp lại Bước 5 bằng cách sao cho nhãn và hình chữ nhật Address. Sửa tên nhãn thành Payroll Information.

9. Lặp lại các Bước 6 và 7 với các thành phần điều khiển và nhãn còn lại: EmployeeSSN, EmpoyeeMaritalStatus, EmployeeExemptions, và EmployeePayrate. Tham khảo Hình 10.11.

10. Nhấn Ctrl+A để chọn tất cả các đối tượng rồi dời chúng cho đến khi góc trái trên của hình chữ nhật Identification ở dưới và ở bên phải góc trái trên của form 1/4 inch. Giảm kích cỡ của phần Detail cho đến khi nó rộng hơn và cao hơn vùng nhập liệu 1/4 inch. Lưu.

11. Chuyển sang góc nhìn Form. Để ý rằng mỗi lần chỉ hiển thị một bản ghi. Hãy tab qua form. Để ý rằng thứ tự tab là theo thứ tự trường trong tblEmployee. Trở về góc nhìn Design. Mở Property Sheet. Chọn Form trong Property Sheet combo box nếu nó chưa được chọn. Sửa góc nhìn mặc định Default View trên Format tab thành Continuous để bạn có thể hiển thị tối đa bản ghi theo kích thước màn hình.

12. Kích Tab Order trong nhóm Control Layout trên dải lệnh Design. Kích nút Auto Order. Để ý rằng thứ tự tab được sắp lại theo thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống. Vì thế, bạn phải tự tay sửa thứ tự tab để di chuyển từ mục đầu đến mục cuối trong từng nhóm theo thứ tự sau: Identification, Name, Payroll Information, và Address. Lưu.

BÀI TẬP 10.10: HOÀN TẤT FORM THÔNG TIN NHÂN VIÊN

Ở các Chương 8 và 9 bạn đã biết cách dùng combo box làm thành phần điều khiển phòng ngừa nhằm giảm sai sót khi nhập mã nhận diện vào AIS. Bạn sẽ thêm thành phần điều khiển tương tự vào form thông tin nhân viên. Xem Bài tập 8.16 để có hướng dẫn chi tiết về việc tạo combo box. Hơn nữa, bạn sẽ sửa các thuộc tính định dạng Form và Detail để làm form dễ dùng hơn.

1. Mở frmEmployee ở góc nhìn Design nếu nó chưa mở. Kích ô thành phần điều khiển EmployeeTypeID rồi nhấn Delete để xóa thành phần điều khiển và nhãn. Kích Combo Box trong nhóm Controls; dời con trỏ đến vị trí của thành phần điều khiển EmployeeTypeID rồi kích kép để khởi động Combo Box Wizard. Trong hộp thoại đầu tiên kích nút Next để chọn tùy chọn mặc định I want the combo box to get the values from another query or table (Tôi muốn combo box nhận các giá trị từ câu truy vấn hay bảng khác).

2. Kích kép tblEmployeeType ở hộp thoại kế để chọn rồi sang hộp thoại kế.

3. Kích >> để dời cả hai thuộc tính sang cột Selected Fields. Kích nút Next.

4. Sắp EmployeeTypeName. Thứ tự tăng Ascending là tùy chọn mặc định. Kích nút Next.

5. Kích Hide key column (recommended) để không đánh dấu nó. Trong form này, ta muốn hiển thị trường khóa của tblEmployeeType. Kích kép cạnh phải của từng cột để được độ rộng phù hợp nhất cho từng cột rồi kích Next.

6. Kích kép EmployeeTypeID để lưu giá trị của nó rồi sang hộp thoại kế.

7. Kích mũi tên combo box rồi chọn EmployeeTypeID để lưu giá trị từ combo box bạn đang tạo vào trường EmployeeTypeID trong tblEmployee. Kích nút Next.

8. Ở hộp thoại cuối cùng, nhập Type để đặt tên nhãn rồi kích nút Finish.

9. Đặt thuộc tính in đậm Bold và canh phải Align Right cho nội dung nhãn (trên các dải lệnh Home hay Format); định cỡ lại combo box rồi chuyển sang góc nhìn Layout để chắc chắn là dữ liệu khít với kích thước combo box. Trở lên góc nhìn Design; kích Arrange tab rồi dùng các công cụ Align để dời combo box và nhãn vào đúng vị trí.

10. Kích Tab Order trên dải lệnh Design rồi dời comboXX (với XX lf một số) từ đáy (nó là thành phần mới nhất được thêm vào form) đến dòng thứ hai tính từ trên xuống.

11. Hãy chọn màu tương phản để làm nổi bật các nhóm nhập liệu. Mở Property Sheet ở nhóm Tools; chọn Detail từ combo box của Property Sheet; kích Format tab trên Property Sheet. Kích thuộc tính Back Color rồi kích nút Builder để mở bảng màu. Chọn một màu tương phản. Đặt Alternate Back Color về màu tương phản liên quan.

12. Chọn Form từ combo box của Property Sheet rồi kích Format tab trên Property Sheet. Đặt thuộc tính nút chọn bản ghi Record Selectors về No; đặt thuộc tính đường phân cách Dividing Lines là Yes và đặt thuộc tính thanh trượt Scroll Bars về Neither.

13. Lưu. Xem form ở góc nhìn Form. Form cần giống Hình 10.11.

Ngoài việc biết nhiều hơn về chu kỳ trả lương trong bài tập này, bạn đã biết dùng màu, các thuộc tính thành phần điều khiển, và nhóm đối tượng để tạo form chứa nhiều trường nhưng vẫn dễ đọc và dễ dùng cho việc nhập liệu và sửa đổi.