Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 11 - Qui trình tác nghiệp tài chính của Pipefitters Supply Company

James Perry, Richard Newmark

Chương 11
Qui trình tài chính

Qui trình tác nghiệp tài chính của Pipefitters Supply Company

Pipefitters Supply Company thỉnh thoảng cần tài trợ từ bên ngoài. Nguồn tài trợ bên ngoài chủ yếu là từ ngân hàng. Khi công ty mượn tiền ngân hàng, một trong ba chủ sở hữu của Pipefitters sẽ đàm phán hợp đồng vay, nhưng giao trách nhiệm cho một kế toán viên kiểm tra các điều khoản ghi trong hợp đồng phải khớp với những điều đã đàm phán. Việc nhận khoản vay thường diễn ra trong vòng 10 ngày sau khi ký hợp đồng. Một kế toán viên chịu trách nhiệm đảm bảo khoản vay được gửi vào một tài khoản phi kinh doanh. Tiền được chuyển khỏi tài khoản phi kinh doanh khi cần. Từng hợp đồng vay sẽ đi kèm với một đợt nhận khoản vay. Pipefitters Supply Company luôn trả góp vì cách đó khiến các dòng tiền của họ dễ dự đoán hơn. Việc trả nợ (giải ngân) được tiến hành hàng tháng, gồm nợ gốc lẫn lãi. Mỗi đợt trả nợ chỉ cho một khoản vay, thậm chí khi Pipefitters có nhiều khoản vay với cùng một ngân hàng. Một kế toán viên chịu trách nhiệm trả nợ. Các đợt trả nợ được trả từ tài khoản kinh doanh.

Pipefitters ban đầu phát hành cổ phiếu cho các sáng lập viên, nhưng hiện nay họ phát hành cổ phiếu cho các nhà đầu tư bên ngoài như một phương án huy động vốn vay. Hợp đồng mua bán cổ phiếu (stock subscriptions) bao gồm số cổ phiếu với giá từng cổ phiếu được đàm phán trước thời điểm phát hành. Các điều khoản đã đàm phán, gồm số cổ phiếu và giá phát hành, là một phần thông tin trong hợp đồng mua bán cổ phiếu. Mọi hợp đồng mua bán cổ phiếu đều áp dụng cho cổ phiếu không ghi mệnh giá. Một hợp đồng mua bán cổ phiếu chỉ liên quan đến một cổ đông. Giống hợp đồng vay, một chủ sở hữu (mặc dù mọi cổ đông đều là chủ sở hữu doanh nghiệp, ta dùng thuật ngữ chủ sở hữu nhằm ám chỉ các cổ đông, thường là sáng lập viên công ty, đang điều hành công việc kinh doanh chứ không phải các nhà đầu tư bị động) sẽ đàm phán hợp đồng mua bán cổ phiếu rồi giao trách nhiệm cho một kế toán viên. Việc phát hành cổ phiếu (thâu ngân) thường trong vòng 30 ngày sau khi ký hợp đồng mua bán cổ phiếu. Một kế toán viên chịu trách nhiệm thâu ngân từ việc phát hành cổ phiếu, gửi tiền vào một tài khoản phi kinh doanh và chuyển vào một tài khoản kinh doanh khi cần. Cổ tức thường được chia hàng tháng từ tài khoản kinh doanh. Cổ tức trên từng cổ phiếu sẽ phụ thuộc lợi nhuận của công ty và khả năng thanh khoản (liquidity) hiện thời của họ. Cổ tức được một kế toán viên xử lý. Pipefitters chưa bao giờ mua lại cổ phiếu từ chủ sở hữu / nhà đầu tư và không có ý định đó.