Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 6 - Tổng kết

James Perry, Richard Newmark

Chương 6
Tạo và dùng báo cáo

Tổng kết

Bạn đã lĩnh hội rất nhiều kiến thức về báo cáo Access ở chương này. Bạn đã tạo báo cáo ở góc nhìn Layout, thêm biểu tượng và tiêu đề báo cáo, cũng như bổ sung chức năng sắp xếp và gom nhóm để tổng hợp thông tin trong báo cáo. Bằng cách áp dụng định dạng có điều kiện vào trường báo cáo, Access đã làm nổi bật các giá trị khác biệt và bất thường trong trường. Dùng Report Wizard sẽ tăng tốc việc tạo báo cáo nhưng đồng thời hạn chế khả năng kiểm soát nội dung cũng như thiết kế báo cáo. Bạn cần nhớ các hướng dẫn thiết kế báo cáo tốt, bao gồm việc dùng báo cáo giấy hiện thời làm mẫu cho báo cáo điện tử, đảm bảo thứ tự và vị trí các trường báo cáo cho hợp lý và dễ hiểu, cũng như dùng chức năng sắp xếp và gom nhóm. Tóm lại, cần làm báo cáo dễ dùng và dễ hiểu.

Tạo báo cáo từ đầu ở góc nhìn Design sẽ khó hơn, nhưng cho bạn sự linh hoạt tối đa cũng như nhiều quyền kiểm soát về thiết kế báo cáo, cách bài trí, và vị trí thành phần điều khiển. Việc thêm tính toán vào báo cáo được thực hiện dễ nhất ở góc nhìn Design. Thành phần điều khiển tính toán là ô văn bản trong đó thuộc tính Control Source chứa biểu thức để tính toán và hiển thị kết quả dựa trên các giá trị thành phần điều khiển khác trong báo cáo. Thường thì các thành phần điều khiển tính toán được đặt ở các phần chân footers gồm chân nhóm group footers, chân trang page footers, hay chân báo cáo report footers. Các báo cáo nhiều bảng sẽ khai thác quan hệ tự nhiên giữa các bảng chẳng hạn khách hàng và hóa đơn hay nhân viên và bán hàng. Báo cáo cũng có thể được tạo từ câu truy vấn. Khi giá trị phải được tính toán từ các trường khác, bạn có thể tạo truy vấn chứa tính toán đó rồi tạo báo cáo dựa trên truy vấn. Các phương án xuất báo cáo bao gồm in giấy, xuất báo cáo sang dạng RTF để Microsoft Word có thể mở và hiển thị, tạo báo cáo dạng PDF hay XPS, hoặc tạo nhãn thư tín theo mẫu chẳng hạn Avery.