Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Nợ phải trả accounts payable

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Nợ phải trả accounts payable

Nợ phải trả accounts payable, như nợ phải thu accounts receivable, đơn thuần là khác biệt thời gian giữa các biến cố đối ngẫu. Với nợ phải trả, khác biệt thời gian là giữa các đợt mua hàng và các lần giải ngân liên quan. Vì thế, nợ phải trả có thể được xác định bằng cách tính tổng trị giá mua hàng trừ đi tổng những lần giải ngân liên quan đến các đợt mua hàng đó. Vì phép tính hàng ngang (chẳng hạn, [tổng các đợt mua] – [tổng các lần giải ngân]) không thể dùng kết quả của hàm gộp trong cùng truy vấn (chẳng hạn tổng các đợt mua, tổng các lần giải ngân), phép tính nợ phải trả sẽ cần ba truy vấn: tổng các đợt mua, tổng các lần giải ngân liên quan đến mua hàng, và tổng các đợt mua trừ tổng các lần giải ngân.

Loại ràng buộc thời gian nào bạn cần để tính các hạng mục trong bảng cân đối (balance sheet) như nợ phải trả? Nhớ rằng bảng cân đối sẽ báo cáo các cân đối kế toán của tài sản, nợ phải trả, và nguồn vốn tại một thời điểm xác định. Bạn phải tính tổng các đợt mua và các lần giải ngân liên quan từ lúc thành lập công ty cho đến thời điểm của bảng cân đối. Vì thế, các truy vấn liên quan đến bảng cân đối chỉ có ràng buộc về thời điểm kết thúc. Các truy vấn báo cáo thu nhập có cả ràng buộc thời điểm bắt đầu lẫn ràng buộc thời điểm kết thúc.

BÀI TẬP 9.46: DÙNG CÁC TRUY VẤN ĐỂ TÍNH NỢ PHẢI TRẢ – TỔNG CÁC ĐỢT MUA VÀ TỔNG NHỮNG LẦN GIẢI NGÂN LIÊN QUAN ĐẾN MUA HÀNG

Truy vấn đầu tiên sẽ tính tổng các đợt mua hàng cho đến thời điểm của bảng cân đối.

1. Kích Create tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Kích kép tblPurchase trong hộp thoại Show Table. Đóng hộp thoại.

2. Thêm InventoryReceiptAmount và InventoryReceiptDate vào Criteria Pane. Kích Totals trong nhóm Show/Hide. Sửa ô Total cho InventoryReceiptAmount thành Sum. Mở Property Sheet rồi gõ Purchases vào thuộc tính Caption.

3. Sửa Total của InventoryReceiptDate thành Where. Trong ô Criteria của InventoryReceiptDate, gõ <=[End of Period Date] (nhỏ hơn hay bằng thời điểm cuối kỳ) để tính tổng tất cả các đợt mua cho đến thời điểm của bảng cân đối.

4. Kiểm thử câu truy vấn. Kích Run trong nhóm Results. Dùng 1/31/2012 cho thời điểm cuối kỳ, tức thời điểm của bảng cân đối. Tổng các đợt mua tính đến thời điểm cuối kỳ sẽ là $43,074.30. Lưu truy vấn là qryAccPay1-SumOfPurchases rồi đóng truy vấn.

Hãy tạo truy vấn thứ hai để tính tổng những lần giải ngân liên quan đến mua hàng. Mặc dù bạn sẽ không dùng bất kỳ trường nào từ tblPurchase, phép nối nội giữa tblPurchase và tblCashDisbursement đảm bảo rằng chỉ những lần giải ngân liên quan đến mua hàng được tính tổng. Mặc dù cơ sở dữ liệu Ch09.accdb chỉ có một nguồn giải ngân duy nhất,  bạn sẽ thêm bước này vì đó là bước hết sức quan trọng trong các hệ cơ sở dữ liệu kế toán hoàn chỉnh ở đó có nhiều nguồn giải ngân.

5. Kích Create tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Kích kép tblPurchase và tblCashDisbursement trong hộp thoại Show Table. Đóng hộp thoại.

6. Thêm vào Criteria Pane CashDisbursement và CashDisbursementDate từ danh sách trường của tblCashDisbursement. Kích Totals trong nhóm Show/Hide.

7. Sửa ô Total cho CashDisbursementAmount thành Sum. Mở Property Sheet. Gõ Cash Disbursements vào thuộc tính Caption.

8. Sửa ô Total cho CashDisbursementDate thành Where. Trong ô Criteria, gõ <=[End of Period Date].

9. Lưu câu truy vấn với tên qryAccPay2-SumOfCD. Kiểm thử câu truy vấn. Kích Run trong nhóm Results. Dùng 1/31/2012 cho thời điểm của bảng cân đối. Tổng những lần giải ngân liên quan đến bán hàng sẽ là $22,455.05.

BÀI TẬP 9.47: DÙNG CÁC TRUY VẤN ĐỂ TÍNH NỢ PHẢI TRẢ

Câu truy vấn thứ ba và cũng là cuối cùng sẽ dùng kết quả của 2 truy vấn ở Bài tập 9.46 để tính nợ phải trả. Nó tương tự với truy vấn ở Bài tập 8.47 nhằm tính nợ phải thu.

1. Kích Create tab rồi kích Query Design trong nhóm Queries. Thêm qryAccPay1-SumOfPurchases và qryAccPay2-SumOfCD vào Table Pane. Các trường trong hai truy vấn này độc lập với nhau và không cần nối. Nếu chúng cần được nối thì bạn sẽ cần thêm một trường chung trong từng truy vấn để có cách nối chúng.

2. Thêm vào Criteria Pane SumOfInventoryReceiptAmount từ qryAccPay1-SumOfPurchases và SumOfCashDisbursementAmount từ qryAccPay2-SumOfCD. Lưu truy vấn với tên qryAccPay3-AccountsPayable.

3. Kích trường trống đầu tiên trên Criteria Pane. Kích Builder trong nhóm Query Setup. Nhập AccountsPayable: [SumOfInventoryReceiptAmount]-Nz([SumOfCashDisbursementAmount],0). Nếu không có lần giải ngân nào ở chu kỳ được chỉ định trong truy vấn, hàm Nz sẽ thay giá trị trống null bằng tham biến thứ hai, là 0, để tính toán có kết quả hợp lệ.

4. Mở Property Sheet. Gõ Accounts Payable làm phụ đề Caption cho trường vừa tạo, AccountsPayable. Lưu truy vấn.

5. Kiểm thử hàm Nz bằng cách thi hành truy vấn và dùng 1/17/2012 là thời điểm tạo bảng cân đối. Kết quả sẽ là $11,286.00. Xem Hình 9.51.

Hình 9.51 Các tập hợp động của qryAccPay3-AccountsPayable.

6. Bây giờ chạy lại truy vấn dùng 1/31/2012 là thời điểm tạo bảng cân đối. Kết quả sẽ là $20,619.25. Để ý rằng trị giá các đợt mua và tổng giải ngân ở Hình 9.51 khớp với kết quả từ các truy vấn đơn lẻ.