Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Tổng kết

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Tổng kết

Chương này đã trình bày cách thiết kế và tạo tác qui trình kinh doanh mua hàng - chi tiền trong Access. Trong giai đoạn thiết kế, bạn đã nhận diện được tính đối ngẫu của các biến cố kinh tế, đã thêm biến cố đơn mua hàng, đã nhận diện và liên kết các tài nguyên cũng như những tác nhân gắn liền với các biến cố. Sau đó, bạn đã thêm các khóa chính, khóa ngoại, và bảng-quan-hệ. Bạn cũng đã dùng giai đoạn thiết kế để áp đặt những qui tắc tác nghiệp và thêm các kiểm soát.

Trong lúc thiết kế qui trình mua hàng - chi tiền, bạn có thể thấy những tương tự giữa các mô hình dữ liệu cho qui trình mua hàng - chi tiền và qui trình bán hàng - thu tiền. Các tương tự đó hiện diện nhờ bạn đã áp dụng phương pháp tài nguyên, biến cố, và tác nhân để tạo cơ sở dữ liệu. Việc thiết kế qui trình mua hàng - chi tiền dễ hơn nhiều so với qui trình bán hàng - thu tiền vì bạn theo cùng các bước nhận diện biến cố, tài nguyên và biến cố liên quan.

Sau khi thiết kế cơ sở dữ liệu, bạn đã tạo tác nó trong Access bằng cách tạo bảng và các quan hệ giữa chúng. Một lần nữa, nhờ tính tương tự trong thiết kế cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tái dụng nhiều bảng đã tạo cho qui trình bán hàng - thu tiền. Việc tái dụng cho bạn cơ hội biết sửa các thuộc tính trường tác động đến giao diện và chức năng của nhiều trường khác nhau.

Một khi hoàn thành việc tạo bảng và các quan hệ, bạn đã có rất nhiều kinh nghiệm sửa truy vấn có sẵn và tạo mới truy vấn phức tạp. Hy vọng bạn đã nhận ra rằng việc tạo truy vấn từ đầu là cách tốt nhất so với việc sửa truy vấn hiện có. Bạn cũng đã dành rất nhiều thời gian làm việc với các truy vấn hành động. Bạn đã xây dựng truy vấn tạo bảng để tạm thời lưu kết quả hàm gộp (chẳng hạn tổng các trị giá trên từng dòng đơn mua hàng), và bạn đã dùng truy vấn tạo bảng để tạm thời lưu các hạng mục trên từng dòng tồn kho từ đơn mua hàng để chúng có thể được thêm vào form nhập biên bản nhận hàng. Thêm vào đó, bạn đã dùng truy vấn cập nhật cùng truy vấn tạo bảng để đảm bảo rằng tổng các dòng tồn kho (tức các dòng trong đơn mua hàng và các dòng trong biên bản nhận hàng) bằng tổng trị giá trong các bảng biến cố liên quan.

Sau khi tạo tập hợp truy vấn để thực hiện nhiệm vụ, bạn đã tự động hóa nhiệm vụ và thêm các kiểm soát qua việc dùng các macros. Bạn đã biết dùng hành động SetTempVars để nhận giá trị từ một thành phần điều khiển và đổ vào các thành phần điều khiển khác nhằm tránh lỗi. Ngoài việc hiểu rõ ưu điểm của macros, bạn còn biết nhược điểm của chúng (chẳng hạn việc thi hành hành động Requery trong form sẽ đưa bạn trở về bản ghi đầu tiên).

Cuối cùng, bạn đã tạo các truy vấn từ dữ liệu mua hàng - chi tiền phục vụ cho những báo cáo tài chính ra bên ngoài cũng như để dùng nội bộ. Bạn đã dùng tham biến để đặt thời điểm cho bảng cân đối nhằm phát sinh nợ phải trả theo từng nhà cung ứng. Hy vọng bạn sẽ thấy dễ khi sửa các truy vấn liên quan đến bán hàng/thu tiền để dùng trong qui trình mua hàng - chi tiền. Chẳng hạn, bạn cần có khả năng dùng truy vấn các đơn bán hàng còn để ngỏ để tạo truy vấn các đơn mua hàng còn để ngỏ.