Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 10 - Báo cáo thời gian đã làm việc

James Perry, Richard Newmark

Chương 10
Qui trình nhân sự

Báo cáo thời gian đã làm việc

Trong hai bài tập kế bạn sẽ tạo báo cáo hiển thị tổng số giờ làm việc trong giờ và ngoài giờ, lương trong giờ, lương ngoài giờ, và lương trước thuế gross pay, tất cả theo phòng ban. Kiểu báo cáo này có thể giúp quản lý viên quan tâm đến những phòng ban có thể có vấn đề nhân sự hay kế hoạch làm việc. Bạn sẽ tạo báo cáo này theo hai bước. Đầu tiên, bạn sẽ thiết kế một truy vấn liên kết ba bảng: sử dụng lao động Labor Acquisition, nhân viên Employee, và kiểu nhân viên Employee Type. Ở bước hai, bạn sẽ tạo báo cáo dựa trên truy vấn này.

BÀI TẬP 10.35: TẠO BÁO CÁO THỜI GIAN ĐÃ LÀM VIỆC

Hãy tạo truy vấn cho báo cáo.

1. Tạo một bản sao của qryGrossPay (trong phần Unassigned Objects thc Navigation Pane) và đặt tên là qryTimeWorked. Mở qryTimeWorked ở góc nhìn Design. Dùng Show Table trong nhóm Query Setup để thêm tblEmployeeType vào Table Pane.

2. Xóa các cột trường sau trong lưới QBE: EmployeeID, TimeCardID, EmployeePayRate, và GrossLessExempt. Xóa danh sách trường tblExemption khỏi Table Pane, do đó cũng xóa ExemptionAmount khỏi lưới QBE.

3. Kéo EmployeeTypeName từ danh sách trường tblEmployeeType vào cột đầu tiên trong lưới QBE. Lưu rồi thi hành truy vấn từ 1/1/2012 đến 3/31/2012. Bạn cần có 143 bản ghi. Đóng truy vấn.

Hãy tạo báo cáo thời gian đã làm việc và lương trước thuế gross pay theo phòng ban.

4. Kích qryTimeWorked trong phần Unassigned Objects thuộc Navigation Pane. Kích Create tab rồi kích Report Wizard trong nhóm Reports. Kích >> để chọn tất cả các trường khả dụng. Làm nổi bật LAPayPeriodEnded trong khung Selected Fields rồi kích nút < để loại nó. Kích Next.

5. Kích nút > để nhóm báo cáo theo EmployeeTypeName. Kích Next.

6. Kích nút Summary Options. Kích ô Sum cho tất cả năm trường đã kê; chọn nút radio Summary Only. Kích OK. Kích Next.

7. Kích nút radio Stepped Layout. Kích Next.

8. Đặt tên báo cáo là rptTimeWorked rồi kích Finish để xem báo cáo ở góc nhìn Print Preview. Nhập 1/1/2012 cho thời điểm đầu kỳ và 3/31/2012 cho thời điểm cuối kỳ. Kích Close Print Preview ở bên phải của dải lệnh Print Preview để trở về góc nhìn Design, góc nhìn này cần giống báo cáo ở Hình 10.39.

Hình 10.39 Góc nhìn Design và góc nhìn Print Preview của rptTimeWorked được tạo bằng Report Wizard.

BÀI TẬP 10.36: CẢI THIỆN BÁO CÁO THỜI GIAN ĐÃ LÀM VIỆC

Hãy tham khảo các Hình 10.40 đến 10.41 để làm bài tập này. Hơn nữa, bạn sẽ dùng các đối tượng từ rptEmployeePayRate trong báo cáo này để tiết kiệm thời gian và công sức.

Hình 10.40  rptTimeWorked cải tiến ở góc nhìn Design.

Hình 10.41 rptTimeWorked cải tiến ở góc nhìn Print Preview.

1. Kích và kéo đáy của Report Header xuống dưới để tăng kích thước của nó. Kích tiêu đề trong Report Header rồi xóa nó (nhấn phím Delete). Mở rptEmployeePayRate ở góc nhìn Design. Kích vùng trống ngay bên dưới ô For Internal Use Only rồi kéo con trỏ qua tất cả bốn ô tiêu đề (không gồm số trang) để chọn chúng. Nhấn Ctrl+C để sao chép các đối tượng này. Kích rptTimeWorked để trở về rptTimeWorked. Kích phần Report Header rồi nhấn Ctrl+V để dán. Với tất cả bốn ô tiêu đề vẫn đang được chọn, dùng phím mũi tên xuống để tạo khoảng không trên đỉnh của Report Header cho thông tin thời điểm và đường phân cách (xem Hình 10.40).

2. Sửa tiêu đề của báo cáo thành Time Worked & Gross Pay. Kích vùng trống trong Report Header để khử việc chọn tiêu đề. Để ý rằng bây giờ nó viết là Time Worked _Gross Pay. Dấu & không được hiển thị vì đây là ký tự đặc biệt được dùng để nối các biểu thức (chẳng hạn khi bạn tạo biểu thức CityStateZip). Để sửa, kích ô tiêu đề để chọn nó; kích biểu tượng lỗi (hình thoi màu vàng với dấu chấm than trên nó) kế ô tiêu đề; kích Change Caption rồi chọn Time Worked & Gross Pay. Sau khi đã điều chỉnh ô tiêu đề, chép và dán ô tiêu đề Time Worked & Gross Pay rồi dời nó lên góc trái trên của Report Header. Sửa tiêu đề thành For the Period between. Định cỡ lại ô để loại khoảng trống thừa. Tạo một bản sao của tiêu đề mới; dời và định cỡ lại nó theo Hình 10.40 rồi sửa tiêu đề thành and.

3. Thêm các thành phần điều khiển tham biến thời điểm. Kích Text Box trong nhóm Controls rồi kích vào Report Header nơi bạn muốn đặt thành phần điều khiển. Gõ tham biến thời điểm đầu [Beginning of Period Date] vào thành phần điều khiển. Xóa nhãn; sửa font cho khớp với tiêu đề bằng cách dùng các công cụ Font trên dải lệnh Format. Dùng Fomat tab trên Property Sheet để sửa Back Style và Border Style thành Transparent. Lờ đi biểu tượng lỗi. Tạo một bản sao tham biến thời điểm đầu. Dời nó đến đúng vị trí rồi sửa nội dung thành [End of Period Date]. Dùng góc nhìn Layout để định cỡ các thành phần điều khiển tham biến. Khi bạn chuyển từ góc nhìn Design sang một góc nhìn khác Access sẽ chạy lại truy vấn đằng sau báo cáo. Vì thế, bạn sẽ được yêu cầu nhập lại các tham biến thời điểm.

4. Sao chép đường thẳng từ Page Header của rptEmployeePayRate rồi dán vào Report Header của rptTimeWorked. Đảm bảo kích vào vùng Report Header trước khi dán. Sau khi định cỡ lại đường thẳng, hãy tạo một bản sao của nó để đặt ở đáy Report Header.

5. Xóa nhãn EmployeeTypeName trong Page Header. Kích và kéo ô chọn qua năm nhãn còn lại để chọn chúng. Kích và kéo chúng vào Report Header (xem Hình 10.40). Với năm nhãn được chọn, mở Property Sheet. Trên Format tab, đặt Back Style là Normal và Border Style là Transparent. Chọn Back Color và Fore (font) Color phù hợp. Kích và kéo phần trên của EmployeeTypeName Header lên trên để loại Page Header khỏi báo cáo.

6. Chọn các thành phần điều khiển trong phần Detail rồi xóa chúng. Kích và kéo phần trên của thanh EmployeeTypeName Footer lên trên để loại phần Detail khỏi báo cáo.

7. Xóa thành phần điều khiển Summary trên đỉnh của EmployeeTypeName Footer rồi xóa nhãn Sum bên dưới nó. Chọn năm tổng gộp trong EmployeeTypeName Footer rồi kéo chúng vào EmployeeTypeName Header ngay dưới các nhãn của chúng trong Report Header.

8. Loại bỏ EmployeeTypeName Footer. Xóa các thành phần điều khiển trong Page Footer rồi loại Page Footer.

9. Định dạng tất cả các tổng. Mở Property Sheet. Ở góc nhìn Layout bạn cần chọn nó từ shortcut menu, là menu bạn kích phải trong ứng dụng bất kỳ. Dùng Standard Format và 0 Decimal Places cho tổng số giờ đã làm việc. Dùng Currency Format và 2 Decimal Places cho các tổng lương.

10. Dùng góc nhìn Layout để điều chỉnh các nhãn và thành phần điều khiển gộp. Tại sao bạn phải nhập lại các tham biến thời điểm?

11. Chuyển giữa góc nhìn Layout và góc nhìn Design khi cần. Lưu báo cáo sau khi hoàn tất. Báo cáo giờ đây cần giống báo cáo hoàn chỉnh ở Hình 10.41. Đóng báo cáo.

Báo cáo này minh họa cách bố trí dữ liệu nhân sự để nhận được một số thông tin lý thú. Bằng việc xem xét tỉ lệ ngoài giờ so với trong giờ trong báo cáo này, quản lý viên tại Pipefitters Supply Company có thể nhận diện loại nhân viên nào chưa được tuyển dụng hợp lý hay có vấn đề về kế hoạch làm việc.