Phát triển HTTT kế toán bằng MS Access - Chương 9 - Giới thiệu

James Perry, Richard Newmark

Chương 9
Qui trình mua hàng - chi tiền

Giới thiệu

Chương này mô tả qui trình tác nghiệp mua hàng - chi tiền của một hệ thông tin kế toán. Nhiều thành phần trong qui trình mua hàng - chi tiền được minh họa qua dữ liệu mẫu của Pipefitters Supply Company. Như đã đề cập ở Chương 7, ta chỉ tập trung vào các hoạt động kinh doanh của công ty. Qui trình mua hàng - chi tiền (acquisition/payment process, acquisition process, procurement process, hay purchase process) bao gồm các hoạt động liên quan đến việc mua hàng hay dịch vụ. Mặc dù tuyển dụng lao động là một dạng mua sắm, các hoạt động này thường được xem là một phần của qui trình nhân sự vì dữ liệu ghi nhận việc tiếp nhận và chi trả sức lao động rất khác so với dữ liệu ghi nhận trong các mua sắm khác. Vì thế, qui trình nhân sự sẽ được trình bày ở một chương riêng.

Trong các công ty sản xuất và kinh doanh, các hoạt động chính của qui trình mua hàng - chi tiền là đặt hàng, nhận hàng, và chi trả để được hàng tồn kho – nguyên liệu và thứ phẩm phục vụ sản xuất, hàng hóa để kinh doanh. Vì thu mua nguyên liệu không phải là mối quan tâm chính của nhiều công ty dịch vụ, qui trình mua hàng - chi tiền của họ có thể ít quan trọng hơn so với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa. Mọi doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp dịch vụ, đều mua hàng và dịch vụ bằng qui trình mua hàng - chi tiền của họ để hỗ trợ mọi hoạt động kinh doanh.

Qui trình mua hàng - chi tiền trình bày ở đây là dành cho các tổ chức có nhiều phòng ban. Các công ty nhỏ hơn có thể chỉ hợp thức hóa một phần qui trình này. Qui trình mua hàng - chi tiền sẽ khởi động khi phát sinh nhu cầu mua hàng hay dịch vụ. Nhu cầu này có thể rất đa dạng, từ việc mua nguyên liệu cho sản xuất đến việc mua văn phòng phẩm cho phòng nhân sự. Khi qui trình này được hợp thức hóa, một yêu cầu mua (purchase requisition) được tạo ra dưới dạng điện tử hay in giấy. Đôi khi, yêu cầu mua được hệ thông tin doanh nghiệp tự động phát sinh. Trong một số hệ thống sản xuất, yêu cầu mua được máy tính tự động phát sinh khi tồn kho nguyên liệu thấp hơn điểm tái đặt hàng định sẵn. Chẳng hạn, trong hệ hoạch định yêu cầu nguyên liệu (materials requirement planning system – MRP system), máy tính có thể dùng tổng tiến độ sản xuất (master schedule) để phát sinh kịp thời yêu cầu nguyên liệu mà không cần con người can thiệp. Trong hệ điều khiển sản xuất đúng thời điểm (just-in-time JIT production control system), yêu cầu nguyên liệu được phát sinh thường xuyên – hàng ngày hay hàng tuần. Cho dù được phát sinh thế nào thì yêu cầu nguyên liệu cũng được gửi về phòng thu mua.

Một khi được chấp thuận, phòng thu mua dùng thông tin trong yêu cầu mua để chuẩn bị đơn mua hàng (purchase order). Nhiều hệ thống MRP và JIT trực tiếp phát sinh đơn mua hàng. Để xử lý những nhu cầu bất khả dự đoán, nhân viên thu mua thường dùng báo cáo doanh thu theo ngày, báo cáo tồn kho, nghiên cứu thị trường, và trực quan của họ để ra quyết định mua hàng.

Phòng thu mua gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp.  Nhà cung cấp gửi lại bản chính thức chấp thuận đơn mua hàng. Sau đó thông tin mua hàng được gửi cho phòng tiếp nhận. Thông tin số lượng thường được loại bỏ để đảm bảo nhân viên tiếp nhận đếm chính xác số hàng đã nhận. Khi hàng về, phòng tiếp nhận hoàn tất biên bản bàn giao (receiving report). Nhiều kiểm soát khác nhau được dùng để hỗ trợ phòng kế toán đảm bảo hàng đã nhận đúng là hàng đã đặt mua, và chi trả cho nhà cung cấp đúng trên số hàng đã nhận.

Phòng kế toán soạn ủy nhiệm chi (chi phiếu là một giấy ủy nhiệm chi) và thông tin kèm theo (chẳng hạn đơn mua hàng, báo cáo nhận hàng, và hóa đơn từ nhà cung cấp) ứng với hàng đã nhận. Thông tin này được chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ chi trả và chỉ rõ trên thông tin kèm theo là hàng đã được chi trả.

Ta sẽ tạo qui trình tác nghiệp mua hàng - chi tiền cho Pipefitters Supply Company. Ta sẽ dùng một số bảng và các đối tượng đã tạo ở Chương 8. Cơ sở dữ liệu Chapter09.accdb chứa mọi đối tượng cần thiết. Ngoài ra, Ch09.xlsx còn chứa dữ liệu dùng cho các bảng được tạo trong chương này.